پس از تعریف وکالت و معرفی انواع وکالتنامه؛ در این بخش به بیان آنچه هنگام تنظیم وکالتنامه یا پذیرش وکالتنامه باید به آنها توجه کرد می پردازیم.
اگر در هنگام معاملات ملکی، شخصی با ادعای وکالت از جانب فروشنده (یا خریدار)، قصد امضای قرارداد را داشته باشد، فروشنده یا خریدار باید هوشیار بوده و به صرف اینکه کسی مدعی وکالت از فردی است، نباید اعتماد و اکتفا کند و می بایست با رویت اصل وکالتنامه، میزان اختیارات و اعتبار وکالت وکیل را بررسی نماید و به این طریق به وکیل بودن شخص فروشنده و حدود اختیارات او یقین حاصل کند.
در این بخش به بیان شرایط و خصوصیات وکالت نامه و نکاتی که باید در هنگام معامله املاک وکالتی مورد توجه قرار گیرند، می پردازیم.
۲-۱ - طرفین وکالتنامه چه خصوصیاتی دارند
به منظور وکالت جهت خرید و فروش یک ملک، هم وکیل و هم موکل باید عاقل، بالغ و رشید باشند. (یعنی محجور نباشند)
به عبارت دیگر، کسی می تواند برای معامله به فرد دیگر وکالت بدهد و همچنین کسی در یک معامله می تواند وکیل فرد دیگری باشد که خودش قانونا صلاحیت انجام آن معامله را دارا باشد.
۲-۲ - موضوع وکالتنامه، شامل چه چیزی است؟
نکته بسیار مهمی که باید در وکالتنامه به دقت مورد بررسی قرار گیرد “موضوع وکالت” است. موضوع وکالت مشخص کننده این نکته است که وکیل اختیار و نمایندگی راجع به چه اموال و موضوعاتی از موکل را دارد. در واقع در وکالتنامه انتقال و فروش مال غیر منقول (ملک) باید اوصاف و ویژگی های ملک موضوع معامله، به صورتی که برای طرفین آشکار و مشخص باشد، به صراحت نوشته شود.
مثلا موضوع وکالت، می تواند فروش یک باب منزل مسکونی تحت پلاک ثبتی ۳۲۷۶ فرعی از ۱۱۶ اصلی بخش ۱۱ ثبتی تهران باشد.
۲-۳ - وکیل چه اختیاراتی دارد؟
مکمل موضوع وکالت، حدود اختیارات وکیل است. در وکالت نامه باید به صورت واضح مشخص شده باشد که نسبت به ملک موکل، وکیل اختیار انجام چه اقدامات حقوقی را دارد.
این اختیارات می تواند از قبیل فروش، اجاره، صلح، مشارکت در ساخت و… با شرایط و ویژگی های خاص خودش باشد. مثلا آیا اختیار اخذ ثمن (بها) یا انجام معامله به اقساط را دارد.
در واقع غیر از اهمیت اینکه به چه کسی وکالت می دهیم، بسیار مهم است که بدانیم چه اختیاراتی را لازم است به وکیل بدهیم تا بعدها به جهت اطمینان بی جهت زیاد به وکیل، پشیمان و متضرر نشویم. به عنوان مثال اگر به یکی از نزدیکان خود جهت انجام معامله ملکی، وکالت در انتقال و فروش می دهید؛ دیگر نیازی نیست که به وی وکالت در انتقال به خود و یا وکالت در انجام عقود غیر مُعاوِضی، مثل صلح و هبه داده شود.
نکته مهمی که خیلی از افراد به آن توجه نمی کنند این است که هریک از دفترخانه ها برای تنظیم متن وکالتنامه، از متن های پیشفرض و آماده استفاده می کنند و به علت شلوغی دفترخانه ها و درآمد کم ناشی از تنظیم وکالتنامه ها، معمولا از سوی سردفتر به موکل، در خصوص شرایط و مندرجات وکالتنامه ها، راهنمایی لازم و کافی ارائه نمی شود. بنابراین دقت داشته باشید با توجه به اینکه به چه کسی وکالت می دهید و برای چه منظوری وکالت می دهید، می بایست یکسری از مندرجات متن های آماده و پیشفرض وکالتنامه ها، حذف و یا مندرجاتی به آن اضافه شود تا مقصود موکل از اعطای وکالت به درستی تامین شود.
یکی از موضوعات بسیار مهم در معامله با وکیل که باید به آن توجه داشت، نحوه پرداخت ثمن معامله است.
در معامله مستقیم با شخص فروشنده (اصیل)، موضوع کاملا واضح است که اصولا پول به خود فروشنده و یا به درخواست او به حساب شخص ثالثی پرداخت می شود. اما در معامله با وکیل، خریدار باید متوجه این نکته باشد که موظف است پول را به فروشنده پرداخت کند؛ مگر اینکه در وکالت نامه صراحتا اختیار دریافت پول به وکیل واگذار شده باشد.
بنابراین اگر مالک (موکل) اختیار دریافت ثمن را به وکیل نداده باشد و خریدار بدون توجه به این نکته، پول را به وکیل پرداخت کند، دچار اشتباه بزرگی شده است؛ چراکه همچنان نسبت به مالک بدهکار محسوب می شود و برای پس گرفتن پولی که به اشتباه به وکیل پرداخت کرده است، ناچار به طرح دعوا در دادگاه است.
از مسائل مهم دیگر در هر معامله ای، تحویل مال موضوع قرارداد به خریدار و در نهایت، تنظیم سند رسمی است و این امر مهم در معامله با وکیل، دارای اهمیت بیشتری می گردد؛ چراکه مانند بحث پرداخت پول، در وکالت نامه بهتر است تا به صراحت بیان شده باشد که وکیل اختیار تحویل ملک و انتقال سند رسمی را دارد تا وکیل بتواند به وکالت از فروشنده نسبت به انجام تعهدات قراردادی فروشنده اقدام کند.
نکته بسیار مهمی که در معامله با نمایندگان حائز اهمیت می باشد، در صورت امکان درج شرط مسئولیت تضامنی برای فرد نماینده است.
زیرا ممکن است بعد از انجام معامله، فروشنده نتواند یا نخواهد که به وظایف خود عمل کند و این امر می تواند خریدار را در معرض خطرات مالی قرار بدهد. لذا توصیه می شود در هنگام معامله، شرط مسئولیت (تضامن) برای نماینده درج شود تا در صورت عدم انجام تعهدات، خریدار بتواند برای جبران خسارات به هر دو نفر (موکل و وکیل) مراجعه کند.
۲-۴- وکالتنامه، هنوز مدت دارد؟
یکی از موضوعات مهم که در وکالت نامه باید به آن توجه کرد، مدت وکالت است.
اغلب وکالتنامه ها و مخصوصا وکالتنامه فروش و انتقال ملک، بدون مدت معین تنظیم می گردد. ولی گاهی اوقات ممکن است در وکالتنامه مدت زمان مشخصی برای انجام موضوع وکالت پیش بینی شود؛ که طبیعتا با انقضای این مدت، وکالت از بین می رود و از این زمان به بعد وکیل مجاز به انجام اعمال مشخص شده در وکالت نامه نیست.
۲-۵- اگر چند نفر وکیل فروشنده باشند، چگونه معامله کنیم؟
گاهی اتفاق می افتد که مالک به چند نفر وکالت در فروش ملک خود را می دهد که این امر به دو حالت است.
در حالت اول؛ ممکن است با چند نفر سند وکالت جداگانه تنظیم کرده باشد.
در حالت دوم؛ ممکن است در یک وکالتنامه، چند نفر را وکیل خود معرفی کند. اما نکته مهم این است که هر وکیلی که زودتر اقدام به انجام موضوع وکالت بکند، معامله او صحیح می باشد و معامله احتمالی سایر وکلا باطل است.
مطلبی دیگری که در این بخش لازم به توضیح می باشد، موضوع “ضَمِّ وکیل” است.
این وضعیت در زمانی اتفاق می افتد که یک نفر به هر دلیلی به شخصی وکالت بلاعزل در خصوص فروش ملکی را می دهد؛ اما موکل بعد از اعطای وکالت، با مراجعه به دفتر اسناد رسمی، در خصوص فروش همان ملک، به فرد دیگری وکالت جداگانه ای می دهد و سپس اخطاریه ای برای وکیل اول می فرستد و اعلام می کند که فروش ملک توسط وی، باید با اجازه و تائید وکیل دوم باشد. در این حالت اختیارات وکیل اول برای معامله محدود شده و نمی تواند بدون اجازه وکیل دوم ملک را بفروشد. بنابراین ممکن است برخی مالکان آگاه به مسایل حقوقی، از این حَربِه قانونی استفاده و یا سوء استفاده نمایند و حق و حقوق احتمالی وکیل و خریدار را محدود نمایند.